Si tu empresa factura desde SAP Business One y además tiene que entrar al portal de su certificador para emitir cada factura electrónica, estás haciendo el trabajo dos veces. La integración con FEL elimina ese paso: la factura se registra en SAP y se certifica sola.
En este artículo te explicamos cómo funciona, qué necesitas tener listo y qué errores conviene evitar.
Qué es FEL
FEL es el régimen de Factura Electrónica en Línea de la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) de Guatemala. Cada factura, nota de crédito o nota de débito es un Documento Tributario Electrónico (DTE) que debe pasar por un certificador autorizado por la SAT antes de tener validez.
El certificador revisa el documento, le asigna un número de autorización y lo reporta a la SAT. Solo entonces la factura es válida para tu cliente.
Las dos formas de facturar con FEL si usas SAP
- Doble captura. Registras la venta en SAP Business One y luego vuelves a digitar la factura en el portal del certificador. Es lento, propenso a errores y deja a SAP sin el número de autorización.
- Integración. SAP Business One envía el documento al certificador en el momento en que lo registras, recibe la autorización y la guarda en el propio documento. Tu equipo no sale de SAP.
La segunda opción es la que buscan la mayoría de empresas cuando su volumen de facturas crece.
Cómo funciona la integración paso a paso
- Registras el documento en SAP Business One, como una factura de clientes o una nota de crédito.
- La integración arma el DTE con los datos del documento: NIT del cliente, productos, montos e impuestos.
- Lo envía a la API del certificador, que valida la información.
- Recibe la respuesta: si todo está bien, el número de autorización, la serie y el número del DTE.
- Guarda esos datos en SAP, en el mismo documento, para consultas, reportes y auditorías.
- Genera el PDF de la factura con el formato de tu empresa para enviarlo a tu cliente.
Si el certificador rechaza un documento, la integración debe mostrar el motivo dentro de SAP para que tu equipo lo corrija y lo vuelva a enviar sin duplicar la factura.
Qué revisar antes de empezar
- Tu certificador. Ya debes tener contrato con un certificador autorizado, como Infile, Digifact, G4S o Megaprint, y acceso a su ambiente de pruebas.
- Tus series y establecimientos. Deben estar definidos igual en SAP y en el certificador.
- Los datos maestros de clientes. Un NIT mal escrito es la causa más común de rechazo. Para ventas a consumidor final se usa «CF».
- Los impuestos. El IVA y cualquier otro impuesto deben estar bien configurados en los artículos y en los documentos.
- Tus formatos. Define cómo quieres que se vea el PDF de la factura.
Errores comunes que conviene evitar
- NIT inválido o con formato incorrecto. Valídalo al crear el cliente, no al facturar.
- Diferencias por redondeo. Los totales que calcula SAP y los que valida el certificador deben coincidir al centavo.
- Documentos certificados dos veces. La integración debe detectar si un documento ya fue certificado antes de reenviarlo.
- Pruebas incompletas. Prueba facturas, notas de crédito, notas de débito y anulaciones en el ambiente de pruebas antes de salir a producción.
Cuánto tarda una integración FEL
Depende del certificador, de cuántos tipos de documento emites y de qué tan ordenados estén tus datos maestros. Lo recomendable es empezar con un diagnóstico: revisar tu certificador, tus series y una muestra de tus documentos, y a partir de ahí definir el plan por etapas.
En resumen
Integrar SAP Business One con FEL elimina la doble captura, reduce los rechazos y deja la información de cada factura donde debe estar: en SAP. Si quieres ver cómo quedaría en tu empresa, conoce nuestra integración FEL con SAP Business One o agenda un diagnóstico gratis.